Notre école de commerce et de gestion, ESICAD Toulouse recrute pour le compte d'un de ses partenaires, un(e) Assistant(e) administratif et commercial. Vous préparez un BTS GPME en alternance.

MISSIONS

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Direction, vous travaillez au sein d’une équipe pluridisciplinaire de 9 personnes (assistantes, chargées de recherche et consultants)
Vous assistez sur le plan administratif et commercial les assistantes commerciales, à chaque étape de leurs missions de recrutements : accueil téléphonique et physique, contacts clients (propositions commerciales, contrats, facturation), contacts candidats (prise de RDV, suivi candidatures), gestion agenda, saisie dossiers, relations médias, tenue des bases de données…
Vous pourrez aussi être amené(e), en fonction de la charge de travail, à intervenir sur d’autres missions.
Votre mission est d’assister le processus de recrutement dans sa globalité  :
Accueil :

• Premier accueil des visiteurs et des candidats (orientation, installation en salle d’attente, en salle de test...).
• Gestion du planning des bureaux et salles de réunions

Standard :

• Réception des appels téléphoniques
• Traitement des messages téléphoniques des consultants, en leur absence
• Traitement des réponses clients et candidats

Agendas :

• Tenue des agendas des Consultants et des RV clients et candidats

Courrier :

• Ouverture et traitement des courriels reçus
• Traitement des courriers départs
• Traitement des candidatures spontanées

Assistanat

• Mise en forme des propositions, contrôle qualité et envoi
• Mise en forme des contrats et courriers inhérents aux dossiers clients et candidats.
• Mise en forme du plan média et diffusion sur les supports définis
• Organisation des RV candidats avec le consultant
• Gestion du suivi des candidats et des réponses (positives, négatives)
• Gestion administrative du dossier client en respectant le mode opératoire en vigueur et la norme AFNOR
• Constitutions des dossiers candidats et clients, dématérialisés
• Archivage physique et numériques systématiques de tout document client (courrier, statistiques, facturation...) et candidats

Bureautique :

• Mise en forme de documents divers sous Word, Excel, Powerpoint…
• Utilisation exclusive des procédures informatiques en respectant l’architecture en vigueur (labellisation, répertoires, fichiers...).

Passation de Tests :

• Passation des tests aux candidats en l’absence de la personne dédiée à cette activité, et ce, en respectant toutes les consignes de passation (planification, logistique, corrections, présentation...)

Autres tâches :

• Traitement des frais de déplacement du Consultant et refacturation clients
• Planification et suivi de sa charge de travail en relation avec les Consultants
• Présence aux réunions
• Gestion des bases de données (Journal de ventes, CRM, CVthèque candidats...)
• Bonne tenue de l’espace d’accueil, de l’espace assistanat, des salles de réunions et plus généralement des bureaux en garantissant, via la société de nettoyage, la propreté et le rangement.
• Contribuer au bon fonctionnement permanent des matériels bureautiques et audiovisuels en prévenant les dysfonctionnements, en réagissant immédiatement auprès des sociétés de maintenance, susceptibles de régler dans des délais très courts le problème.
• Approvisionnement des commandes diverses de fournitures et consommables, et la logistique des réunions et repas équipe

PROFIL

De formation BAC vers un BAC+2 en contrat d’apprentissage, vous serez en trinôme permanent avec les 2 assistantes.
Vous connaissez le pack office (Word, Excel et PowerPoint),
Vous avez un excellent accueil téléphonique et physique, une bonne présentation, une bonne polyvalence dans les tâches, un bon sens de l’organisation et du service ainsi qu’un bon relationnel.